Integritetspolicy

1. Vem ansvarar för uppgifterna?

Hierly drivs gemensamt av Vilmar Holm, Alvin Von Bahr och Theo Martins Ronen. De ansvarar gemensamt för hur personuppgifter behandlas i Hierly till dess verksamheten förs över till en registrerad juridisk person.

Postadress: Bergsrådsvägen 18, 128 42 Stockholm, Sverige.
Integritetsfrågor: integritet@hierly.se.

Arbetsgivare som använder uppgifter från Hierly för sin egen rekrytering ansvarar normalt själva för den fortsatta behandling som sker inom deras verksamhet.

2. Uppgifter vi behandlar

• Konto: namn, e-postadress, kontotyp, inloggningssätt, verifieringsstatus, sessionsuppgifter och vald åldersgrupp.
• Arbetssökandeprofil: profil- och omslagsbild, presentation, ort, önskade roller, tillgänglighet, löneönskemål, CV, erfarenhet, utbildning, kompetenser, språk och referenser.
• Företagsprofil: företagsnamn, organisationsnummer när det finns, domän, kontaktuppgifter, profilmaterial, medlemmar och jobbannonser.
• Rekryteringsflöde: sparade objekt, uttryckliga intressen, kortlistor, matchningar, meddelanden, möten, provperioder, avtalsutkast och processstatus.
• AI-hjälp: svar på frågor, frivilliga röstinspelningar och transkriberingar samt utkast och godkända profiluppgifter som skapas från materialet.
• Säkerhet och drift: IP-adress i skyddad eller pseudonymiserad form, enhetstyp, loggar, säkerhetshändelser och misslyckade inloggningsförsök.
• Integritetsärenden: dina val, förfrågningar och den information som behövs för att besvara dem.

Hierly ber inte avsiktligt om uppgifter om exempelvis hälsa, religion, politiska åsikter, fackligt medlemskap, sexuell läggning eller brott. Lägg inte sådana uppgifter i profil, CV, AI-svar eller meddelanden om det inte är nödvändigt och uttryckligen efterfrågat på laglig grund.

3. Ändamål och rättslig grund

Fullgöra avtalet med dig

Vi använder konto-, profil-, jobb- och kommunikationsuppgifter för att skapa kontot, visa tjänsten, möjliggöra matchning och genomföra de steg du väljer i rekryteringsprocessen.

Berättigat intresse

Vi behandlar begränsade uppgifter för säkerhet, bedrägeriförebyggande, support, relevanssortering och förbättring av tjänsten. Intresset vägs mot användarens rättigheter, särskilt när användaren är under 18 år. Du kan invända genom integritetscentret eller kontaktadressen ovan.

Rättslig förpliktelse och rättsliga anspråk

Uppgifter kan behöva sparas eller lämnas ut när lag, myndighetsbeslut eller ett rättsligt anspråk kräver det.

Samtycke

Samtycke används för frivillig AI-hjälp och andra tydligt valbara funktioner. Du kan återkalla samtycket utan att förlora Hierlys grundfunktioner. Återkallandet påverkar inte behandling som redan skett lagligt.

4. Synlighet och delning i Hierly

En arbetssökandes förnamn, profilbild, presentation, ort, önskad roll, kompetenser, erfarenhet, utbildning, språk och tillgänglighet kan visas för relevanta arbetsgivare enligt användarens synlighetsval. Efternamn, kontaktuppgifter, fullständigt CV, privata meddelanden och referenspersoners kontaktuppgifter hålls begränsade och delas endast när processen, behörigheten och användarens val tillåter det.

Ett sparat jobb är privat. När en kandidat uttryckligen visar intresse för ett jobb får företaget se den jobbrelevanta profilen för just den processen. Meddelanden är endast tillgängliga för behöriga deltagare i konversationen.

5. Rekommendationer och AI

Hierly kan sortera jobb och kandidater utifrån uppgifter som plats, tillgänglighet, önskad roll, kompetenser och angivna villkor. AI kan ställa relevanta frågor, transkribera ett frivilligt röstmeddelande, sammanfatta svar och föreslå text till profil, CV eller jobbannons.

AI-hjälpen är frivillig och avstängd tills du aktiverar den. Du granskar själv ett utkast innan uppgifter förs in i profilen. Hierly låter inte AI ensam avslå en kandidat, besluta om anställning eller fatta andra beslut med rättslig eller motsvarande betydande effekt. Arbetsgivaren måste alltid göra en självständig mänsklig bedömning.

Hierly använder inte känsliga personuppgifter för matchning och låter inte AI gissa skyddade egenskaper, personlighet eller framtida arbetsprestation.

6. Leverantörer och överföringar

Behörig Hierly-personal och avtalade leverantörer får endast behandla uppgifter när det behövs för webbdrift, databas, privat fillagring, säkerhet, e-post, frivillig extern inloggning eller aktiverad AI-hjälp. Aktuella tjänster och deras ändamål finns i leverantörslistan.

Behandling kan ske utanför EU/EES. Sådan överföring ska baseras på ett tillämpligt beslut om adekvat skyddsnivå eller avtal med EU:s standardavtalsklausuler och kompletterande skydd när det behövs.

7. Hur länge uppgifterna sparas

• Konto och profil: medan kontot är aktivt. När du bekräftar kontoradering blir kontot omedelbart otillgängligt. Privata profiluppgifter tas bort i det aktiva systemet och kontots tekniska ID pseudonymiseras för att delade poster inte ska kopplas till din tidigare e-postadress.
• CV, bilder och andra egna filer: tills du tar bort filen eller kontot avslutas. Filradering påbörjas direkt och provas automatiskt igen vid ett tillfälligt lagringsfel. Slutförd radering får inte återställas till aktiv användning.
• Avslutade rekryteringsprocesser, matchningar och meddelanden: normalt högst 24 månader efter att processen och den senaste relevanta aktiviteten avslutats, om inte lag, ett rättsligt anspråk eller andra deltagares rättigheter kräver begränsad fortsatt lagring.
• Ej verifierade konton: högst 30 dagar.
• AI-utkast och tillhörande råsvar: högst 30 dagar. Uppgifter du väljer att lägga i profilen sparas enligt profilens lagringstid.
• Inloggningssessioner: högst sju dagar och kortare vid tolv timmars inaktivitet.
• Säkerhetshändelser: högst 180 dagar, om inte en pågående incident eller rättslig skyldighet kräver längre lagring.
• Integritetsärenden: så länge det behövs för att hantera begäran och visa att den har hanterats korrekt.

Vid kontoradering tas sessioner, inloggningskopplingar, privat profil, AI-utkast och AI-matchningsuppgifter, referenser, uppladdade filer, aviseringar och egna integritetsval bort. Köade mejl till kontot och ej skickade intressemejl som innehåller kandidatdata tas också bort.

Delade rekryteringsposter kan behöva minimeras i stället för att omedelbart förstöras. Då tas profilkopplingar och matchningsförklaringar bort, meddelanden som kontot har skrivit ersätts av en neutral raderingsmarkering, bilagor kopplas bort och personliga mötes- eller företagskontaktuppgifter rensas. Begränsad fortsatt lagring prövas inom en månad och får endast ske när andra deltagares rättigheter, rättsliga anspråk eller lagkrav motiverar det.

Hierly skickar inte konto-ID till Google Analytics. Webbläsarens lagring rensas när kontot raderas. AI-röstmaterial behandlas tillfälligt och lagras inte som ljudfil av Hierly. Redan levererade e-postloggar, leverantörsloggar och säkerhetskopior följer respektive personuppgiftsbiträdes raderings- och lagringsprocess. Raderade uppgifter får inte återföras till aktiv användning vid en återställning.

8. Dina rättigheter

Du kan begära tillgång, rättelse, radering, begränsning och dataportabilitet samt invända mot behandling som bygger på berättigat intresse. Du har även rätt att få information om logiken bakom betydande automatiserade bedömningar och begära mänsklig granskning.

I kontot kan du ändra profil, ladda ned kontodata, styra rekommendationer och AI-hjälp, skicka ett integritetsärende och radera kontot. Vi kan behöva verifiera identiteten och svarar normalt inom en månad. Radering kan begränsas när lagkrav eller andra personers rättigheter kräver fortsatt skyddad lagring.

Du kan klaga hos Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

9. Barn och unga

Hierly är tillgängligt från 13 års ålder. Informationen och jobburvalet ska vara begripligt och anpassat för unga. För användare mellan 13 och 16 år bedöms det särskilt om personen kan förstå ett frivilligt samtycke. Där vårdnadshavares godkännande krävs enligt svensk lag måste det finnas innan den aktuella behandlingen eller ett bindande avtal genomförs.

Personer under 13 år får inte skapa ett konto. Arbetsgivaren ansvarar för att arbetsuppgifter, arbetstider, riskbedömning, handledning och arbetsmiljö följer reglerna för minderåriga.

10. Kakor, säkerhet och ändringar

Hierly använder nödvändiga säkerhetskakor och tillfällig sessionslagring. Google Analytics aktiveras endast om användaren frivilligt väljer Tillåt statistik. Vi skickar inte namn, e-postadresser, CV-innehåll, meddelanden eller annan fritext till analystjänsten. Ingen annonsering är aktiverad. Samtycket kan när som helst ändras via Kakinställningar. Läs mer i kakpolicyn.

Vi använder behörighetskontroller, krypterad överföring, säkra sessioner, begränsning av anrop, privat fillagring och loggning av säkerhetshändelser. Ingen internettjänst kan lova fullständig riskfrihet. Vid en personuppgiftsincident följer Hierly tillämpliga krav på dokumentation och underrättelse.

Policyn kan uppdateras när tjänsten eller reglerna ändras. Väsentliga ändringar meddelas i tjänsten eller via e-post innan de börjar gälla när det krävs.